Gebruik en uitleg

Via rapportage.testaankopen.nl kun je inloggen in de testaankoop omgeving. Hiervoor heb je de gebruikersnaam en het wachtwoord nodig dat via een aparte mail naar je gestuurd is.
LET OP: het wachtwoord is HOOFDLETTER GEVOELIG!

In sommige gevallen (niet voor elk bedrijf) zijn er meerdere accounts beschikbaar, let dan goed op welk account je gebruikt.

Standaard account: hierin zijn alle goedgekeurde formulieren te zien van de testaankopen die zijn uitgevoerd door testaankopen.nl.

Managers account: hierin kun je zelf formulieren invullen tijdens coaching momenten met de medewerkers. (Uitleg hiervan staat onder in de rubriek Managers account: Formulieren zelf invullen en vastleggen.

Managers PDF account: hierin kun je de goedgekeurde formulieren die je zelf hebt ingevuld bekijken. De weergave is hier anders dan bij het managers account. Bovendien is er vanuit het managers PDF account ruimte op het formulier om de verbeterpunten en afspraken uit te breiden met concrete focuspunten. Ook kun je er hier een PDF bestand van maken (of afdrukken), deze in het personeelsdossier zetten en bespreken met de betreffende medewerker.

Indien nodig klik je bovenaan op tabblad formulieren

Aan de linkerkant kun je in het drop down menu het juiste formulier selecteren. Ook formulieren van eerdere jaren zijn zichtbaar. Zodra je een formulier hebt geselecteerd krijg je de formulieren die klaar staan te zien. In het overzicht is de korte info per formulier zichtbaar. Ook is te zien of het formulier al wel of nog niet met de medewerker besproken is.

Je kunt aan de linkerkant zoeken op medewerker, alle formulieren van deze medewerker worden dan zichtbaar.  Bij meerdere mensen met dezelfde voornaam zie je nu meerdere medewerkers, door de achternaam toe te voegen kun je verfijnen. Bij sommige klanten met winkels zijn de namen niet altijd bekend en werken we met een omschrijving. In dat geval zal de zoekfunctie niet werken.

Via de knop bekijken open je het formulier.

Het bovenste gedeelte is bedoeld om na het bespreken de verbeterpunten, afspraken en focuspunten vast te leggen. De eerste paar velden die je ziet hebben een *, deze zijn verplicht om in te vullen vóórdat je kunt opslaan. Daaronder vind je het volledige rapport.
Aan de meeste items  wordt een score toegekend in 4 gradaties

R = ruim voldoende  (de manier van werken is zoals wenselijk is)
V = voldoende (de wenselijke manier van werken komt voor maar wordt plichtmatig, neutraal of minder compleet uitgevoerd)
O = onvoldoende (de wenselijke manier van werken wordt niet juist of onvoldoende compleet toegepast)
M = minimaal (de wenselijke manier van werken komt niet voor)
LET OP: Redelijk komt dus niet voor!

Uiteindelijk volgt er vaak onder het betreffende punt een opmerking om de ontstane score te verklaren. Daarnaast zal er regelmatig een advies staan wat voor het coachen gebruikt kan worden.

Achter de meeste items staat de behaalde score per item en daarachter de maximaal te behalen score per item. Uiteindelijk zie je  de totaalscore helemaal bovenaan en helemaal onderaan staan. 
De geel gemarkeerde gebieden tellen niet mee voor de totaalscore van het gesprek omdat ze niet in alle gevallen van toepassing zijn of niet persoonlijk beïnvloedbaar. Soms kan hier ook een advies of voorbeeldvraag in staan.

Mocht een bepaald punt niet van toepassing zijn kunnen we ook NVT aanvinken. In dat geval zal het punt niet worden meegenomen en wordt de uiteindelijk totaalscore berekend op de overgebleven punten.

Uiteraard is het een momentopname, maar door meerdere testaankopen ontstaat toch een redelijk betrouwbaar beeld. 

Stap 1: Laat de beoordeelde medewerker eerst zelf het formulier goed doorkijken.

Stap 2: Daarna is het de bedoeling dat jij als leidinggevende samen met de medewerker het formulier bespreekt. Uiteindelijk worden de verbeterpunten en afspraken ingevuld, hieruit kunnen de 3 concrete focuspunten worden geformuleerd. 

Stap 3: Hierna sla je het formulier op met de paarse knop. Na het opslaan kun je via de printknop een PDF bestand maken of het formulier eventueel printen.

Stap 4: Met het PDF bestand kun je het besproken formulier inclusief de focuspunten doorsturen naar de medewerker en opslaan in het personeelsdossier.

TIP: Het kan gebeuren dat een medewerker op één punt focust of twijfelt of dat ene punt wel of niet gedaan is.
Het is beter om samen te kijken naar de punten die wel herkenbaar zijn en daar de kansen uit te halen. 
Onder het tabblad Advies rechts bovenaan staat een tekst en wat tips om samen te bekijken of even te bespreken om niet in de welles / nietes te blijven hangen.

      Tabblad resultaten

Onder dit tabblad kun je snel naar een aantal verschillende overzichten/vergelijkingsopties. De periode is standaard ingesteld op het huidige jaar, deze periode kun je naar wens aanpassen, let op dat je na selectie van de periode op de knop toepassen klikt. Op deze manier is het ook mogelijk om twee periodes achter elkaar te bekijken en vervolgens met elkaar te vergelijken, bijvoorbeeld nadat er een training is geweest of een nieuwe afspraak gemaakt is. Deze vergelijking kan voor alle afdelingen maar ook afzonderlijk per regio, afdeling of winkel gemaakt worden. Per jaar kan de indeling van locaties/afdelingen wat wisselen.

-        Scores per vraag
Hier zie je in één oogopslag welke onderdelen goed gaan (groen) en welke onderdelen aandacht nodig hebben (rood).

-        Scores per maand
Hier zie je in één oogopslag per maand de gemiddelde score per regio/afdeling/winkel ten opzichte van de gemiddelde score van het totaal.

-        Scores per kwartaal
Hier zie je in één oogopslag per kwartaal de gemiddelde score per regio/afdeling/winkel ten opzichte van de gemiddelde score van het totaal.

-        Scores per formulier
Hier zie je alle formulieren met bijbehorende score en kun je doorklikken naar het formulier voor de details.

-        Scores in %
Hier kun je van iedere gewenste periode de resultaten van regio/afdelingen/winkels gemakkelijk vergelijken.

-         Lijngrafiek
Hier zie je in een lijngrafiek de resultaten van een door jou gekozen regio/afdeling/winkel, in vergelijking met de gemiddelde score over het hele jaar. 

2.
Tabblad NPS Score

Hier zie je de behaalde NPS score met daaronder de uitleg.

Tabblad Opmerkingen bij NPS score

De testaankopers hebben antwoord gegeven op de vragen:

1: Welke punten het meest de gekozen NPS score bepaalden.

2: Wat kan het bedrijf nog verbeteren?

3: Wat kan de medewerker nog verbeteren?

De antwoorden op vraag 2 en 3  zijn onder dit tabblad zichtbaar.

Mocht een opmerking maar 1 of 2 x voorkomen is er meestal niet direct actie nodig.

Komt een punt vaker voor kan dat reden zijn om te bekijken of we daar andere werkwijze voor kunnen hanteren in de toekomst. Dit kan dus waardevolle informatie zijn. Tenslotte doen we het voor de maximale klantbeleving.

Tabblad Benchmark (indien beschikbaar voor jouw account)

Via dit tabblad kunnen alle eerder genoemde resultaten vergeleken worden met verschillende regio’s/winkels/afdelingen maar ook kunnen verschillende periodes naast elkaar gezet worden. Je bepaalt hier zelf welke en hoeveel afdelingen je met elkaar wilt vergelijken. Je kunt ze toevoegen aan de vergelijking door bovenin de gewenste selectie te maken en daarna op de knop Toepassen te klikken.

Tabblad Adviezen en Verbeterpunten (indien zichtbaar voor jouw account)

Opent in een apart tabblad in je browser. Zo kun je makkelijk switchen.

Hier staan diverse coaching tips die je kunt kopiëren met de kopieerknop helemaal links achter de opmerking naar het opmerkingenveld van het formulier dat je aan het bespreken bent.

Hierdoor heb je sneller een uitgebreid advies wat dus tijd scheelt en komen de adviezen overeen met wat het bedrijf wil uitdragen. Het helpt ook dat op deze manier de werkwijze op dezelfde manier wordt uitgelegd door verschillende personen. Na het plakken van de opmerkingen kun je ze in het formulier nog aanpassen zodat je de opmerking op maat kunt maken voor de situatie. Doordat een aantal adviezen en opmerkingen al kant en klaar zijn bespaar je tijd.

Deze adviezen en verbeterpunten kunnen ingezet worden voor de focuspunten bij het bespreken van een testaankoop maar zijn ook gemaakt om te gebruiken bij andere gesprekken en formulieren of mails bijvoorbeeld bij 1 op 1 gesprekken of coaching op locatie.

Uitgebreide adviezen en korte adviezen:
Sommige adviezen en verbeterpunten zijn uitgebreid omdat er een complete werkwijze wordt uitgelegd. Er zijn vaak ook kortere opmerkingen over dezelfde onderwerpen/werkwijze voor gebruik bij medewerkers die de werkwijze wel kennen of zouden moeten kennen, maar nog wel een korte herinnering nodig hebben.

Wil je maar een gedeelte gebruiken van de opmerking kun je ook in de tekst selecteren en vervolgens kopiëren (control C of bij Apple command C)  en plakken (control (SHIFT*) V of bij apple Command (SHIFT*) V) Hierdoor hoef je de tekst niet meer aan te passen of in te korten. Bij langere adviezen hoef je dus niet alles over te nemen.

* Door het gebruik van SHIFT tijdens het plakken kopieer je zonder opmaak. Zonder SHIFT zou het anders op sommige computers/tablets bij het plakken naar andere documenten dan deze website voor een verkeerde weergave kunnen zorgen. (Check even op je computer/tablet of SHIFT gebruiken in jouw geval nodig is)

1: Inloggen managers account

Via rapportage.testaankopen.nl kun je inloggen in de testaankoop omgeving. Hiervoor heb je de gebruikersnaam en het wachtwoord nodig dat via een aparte mail naar je gestuurd is.

In sommige gevallen (niet voor elk bedrijf) zijn er meerdere accounts waaronder ook managers accounts beschikbaar, let dan goed op welk account je gebruikt.

Standaard account: hierin zijn alle goedgekeurde formulieren te zien van de testaankopen die zijn uitgevoerd door testaankopen.nl. (De uitleg voor dit account staat onder de 2^e rubriek: formulieren bekijken en verwerken)

Managers account: hierin kun je zelf formulieren invullen tijdens coaching momenten met de medewerkers.
LET OP: Dit is puur het invulformulier. Deze is dus niet bedoeld om te delen. Hiervoor ga je naar het Manager PDF account. Klikt op hetzelfde formulier en maakt het compleet door de focus punten te bepalen en die concreet te laten maken door of samen met de medewerker. Nadat dit is ook is opgeslagen is het rapport klaar om te delen en vast te leggen. (zie volgende punt)

Managers PDF account: hierin kun je de goedgekeurde formulieren die je zelf hebt ingevuld bekijken en completer maken (met de focuspunten). De weergave is hier anders dan bij het managers account. (je ziet b.v. alleen de aangevinkt opmerkingen en niet alle opties die niet van toepassing waren). Bovendien is er vanuit het managers PDF account ruimte op het formulier om de verbeterpunten en afspraken uit te breiden met concrete focuspunten. Vervolgens sla je weer op met de paarse knop. Ook kun je er hier een PDF bestand van maken (of afdrukken), deze in het personeelsdossier zetten en bespreken met de betreffende medewerker. 

Bij het inloggen kun je onder het wachtwoord aanvinken om 30 dagen ingelogd te blijven als je vaak in dezelfde account werkt.

Als je regelmatig van account wisselt is het op de server zo ingesteld dat een inlegsessie altijd 24 uur duurt

2: Formulier selecteren

Aan de linkerkant kun je in het drop down menu bij Klant eerst kiezen voor het managers account, hierna kun je het juiste formulier selecteren. Ook formulieren van eerdere jaren zijn zichtbaar. Op deze manier kun je ook scores en rapportages van eerdere periodes bekijken. Daardoor kun je ook laten zien wat eerdere focus punten waren en samen bespreken wat de status hiervan is. Soms mooi moment voor een compliment maar ook de kans om samen te constateren dat dit nog steeds een aandachtspunt is. Zo blijven we scherp.

3: Invullen met of zonder de medewerker

Je krijgt na selectie gelijk een nieuw formulier te zien. Deze kun je gaan invullen. LET OP: Het is belangrijk dat je de juiste locatie en afdeling selecteert. Zonder keuze valt het formulier onder ‘alle afdelingen’. Hierdoor zal het niet zichtbaar zijn bij de management informatie wanneer je de betreffende regio/afdeling/winkel selecteert. 

Aan de meeste items  wordt een score toegekend in 4 gradaties
R = ruim voldoende  (de manier van werken is zoals wenselijk is)
V = voldoende (de wenselijke manier van werken komt voor maar wordt plichtmatig, neutraal of minder compleet uitgevoerd)
O = onvoldoende (de wenselijke manier van werken wordt niet juist of onvoldoende compleet toegepast)
M = minimaal (de wenselijke manier van werken komt niet voor)
LET OP: Redelijk komt dus niet voor!
Uiteindelijk kun je onder het betreffende punt een opmerking plaatsen om de ontstane score te verklaren. Daarnaast is er de mogelijkheid om één of meerdere standaard adviezen te selecteren die voor het coachen gebruikt kunnen worden. Op het uiteindelijke formulier zijn alléén de adviezen zichtbaar die je aangevinkt of zelf getypt hebt. Door gebruik te maken van de standaard adviezen heb je met minder moeite een wat completer rapport. 

Achter de meeste items staat de behaalde score per item en daarachter de maximaal te behalen score per item. Uiteindelijk zie je  de totaalscore helemaal bovenaan en helemaal onderaan staan. 
De geel gemarkeerde gebieden tellen niet mee voor de totaalscore van het gesprek omdat ze niet in alle gevallen van toepassing zijn of niet persoonlijk beïnvloedbaar. Soms kan hier ook een advies of voorbeeldvraag in staan.

Mocht een bepaald punt niet van toepassing zijn kunnen je ook NVT aanvinken. In dat geval zal het punt niet worden meegenomen en wordt de uiteindelijk totaalscore berekend op de overgebleven punten. 

Uiteraard is het een momentopname, maar door meerdere coaching sessies ontstaat toch een redelijk betrouwbaar beeld. Daarnaast gaat het ook om de kracht van herhaling. 

4: Sla het formulier op. 

Voorlopig opslaan:
Dit doe je met de paarse knop die rechtsonder continue zichtbaar is. Links boven verschijnt nu de melding: Formulier opgeslagen. Na het opslaan staat het formulier onder de knop: Na te kijken formulieren. Hier staan alle formulieren die ingevuld zijn maar nog niet definitief zijn. Deze kun je direct of later nog nakijken, bewerken en voorzien van extra adviezen. Als je (tijdelijk) stopt met bewerken sla je voor de zekerheid op.

Definitief opslaan:
Zodra het formulier compleet is kun je het definitief opslaan. Dit doe je door allereerst links onder een vinkje te zetten in het vakje goedgekeurd. Daarna klik je weer op de paarse opslaan knop. Nu staat het formulier onder de knop: Goed gekeurde formulieren. Om het samen met de medewerker af te ronden ga je nu naar punt:5 (hieronder). Hier vul je de verbeterpunten en afspraken aan en bepaal je de focus punten zoals hieronder beschreven.

Auto save functie:
Er is een autosave functie ingebouwd. Elke handeling die je doet in een formulier wordt direct automatisch opgeslagen. Je ziet rechts onderin, boven de knop ‘Formulier opslaan’, het tijdstip waarop er voor het laatst is opgeslagen.

Dubbel formulier: 
Vanwege de auto save functie kan het voorkomen dat  je wellicht per ongeluk een dubbel formulier aangemaakt heb. (Dit zou b.v. kunnen ontstaan doordat je een formulier start, vervolgens enkele velden invult, en tussendoor wat anders gaat doen (het formulier staat nu zonder de paarse knop toch bij na te kijken formulieren). Als je dan na de onderbreking per ongeluk in een nieuw formulier start (i.p.v. het reeds aangemaakte formulier onder goedgekeurde formulieren) staat het er dus dubbel in. Check dus af en toe of dit het geval. Hoe je deze kunt verwijder staat hieronder bij het kopje formulier verwijderen. Door dit te doen hou je het overzicht met na te kijken formulieren zo overzichtelijk mogelijk. Tenslotte werken je collega's hier ook in!

5: Manager PDF account

Stap 1: Om het formulier in de juiste versie te bekijken en te kunnen bespreken moet je wisselen van account. Log in met het managers PDF account en zoek het juiste formulier op.

Stap 2: Laat de beoordeelde medewerker (indien nog nodig) eerst zelf het formulier goed doorkijken. Daarna is het de bedoeling dat jij als leidinggevende samen met de medewerker het formulier bespreekt.

Stap 3: In de invulversie (managers account) is onderaan ruimte om verbeterpunten en afspraken vast te leggen. Deze tekst zal van de invulversie (managers account), automatisch gekopieerd worden naar het veld verbeterpunten en afspraken bovenaan het formulier in de bekijk versie (managers PDF account). Je hoeft ze dan dus niet over te typen, wel kun je de tekst alsnog aanpassen indien gewenst.

Stap 4: Vervolgens kunnen de 3 focuspunten worden geformuleerd en concreet gemaakt. Hierna sla je het formulier op. Na het opslaan kun je via de printknop een PDF bestand maken of het formulier eventueel printen. Met het PDF bestand kun je het besproken formulier inclusief de focuspunten doorsturen naar de medewerker en opslaan in het personeelsdossier.

Formulier verwijderen

Als je een zelf ingevuld formulier wil verwijderen omdat je wellicht per ongeluk een dubbel formulier aangemaakt heb. (Dit zou b.v. kunnen ontstaan door de auto save functie doordat je een formulier start, vervolgens enkele velden invult, en tussendoor wat anders gaat doen (het formulier staat nu zonder de paarse knop toch bij na te kijken formulieren). Als je dan na de onderbreking per ongeluk in een nieuw formulier start (i.p.v. het reeds aangemaakte formulier onder goedgekeurde formulieren) staat het er dus dubbel in.

Dit kun je herstellen door het formulier wat niet afgemaakt is te verwijderen . Dit doe je door te drukken op de rode knop  links onder. Er verschijnt nu een controle veld in je scherm om te dubbelchecken of je echt wil verwijder. Als je nu op OK drukt is het formulier definitief weg en ook niet meer terug te halen. Door na een invulsessie te kijken bij na te kijken formulieren of er onnodige formulieren staan en deze te verwijderen hou je het overzicht schoon en blijft het overzichtelijk ook voor je collega's.

Samen succesvol 

Wij hopen met deze website met alle mogelijkheden en management informatie jullie als manager en directie de tools te geven om het coachen van je team naar een nog hoger niveau te tillen en op deze manier samen succesvol te blijven. 

Veel succes daarmee!

Ton en team Testaankopen.nl